Pengertian Surat
Surat adalah
sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan,
permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat;
bukti historis; dan pedoman kerja. Pada
umumnya, dibutuhkanperangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh
tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin
besar juga.
Tujuan Surat
Penulisan surat mempunyai
tujuan-tujuan tertentu, diantaranya :
a. Ingin
menyampaikan warta/informasi kepada pihak lain
b. Ingin
mendapat balasan atau tanggapan dari penrima surat tentang informasi yang
disampaikan.
c. Memperlancar
arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap.
Fungsi Surat
Tidak
sedikit orang yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi surat itu.
Ada beberapa fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Sebagai alat komunikasi
Dengan
surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling
menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar,
meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara
panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan
lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.
b. Sebagai wakil atau duta
Surat
dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk
mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan
panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat menyelesaikan
suatu masalah tanpa harus datang sendiri. Dengan surat Anda dapat menekan biaya
daripada berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau interlokal apalagi
harus datang sendiri.
c. Fungsi Surat Surat sebagai Bahan
Bukti
Surat dalam arti yang luas mencakup
dunia bisnis. Sebagai bahan bukti, surat dapat berbentuk, tanda terima,
kwitansi, surat jalan pengiriman barang` resi atau bukti pengiriman uang,
faktur, surat perjanjian dan berbagai surait bisnis lainnya banyak yang
berfungsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas
putih.
d. Fungsi
Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan
Betapa pentingnya arsip
surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif singkat, sehingga
apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman
untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.
e. Fungsi Surat Sebagai AIat
Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan Waktu
Bila suatu
kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan tidak harus
bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan demikian Anda akan
menghemat waktu, tenaga dan biaya.
f.
Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)
Surat-surat
yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak
mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda Sudah lupa
mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.
g. Fungsi
Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan
Surat dapat berfungsi sebagai bukti
sejarah perjalanan dan perjuangan suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan,
bagi suatu organisasr perusahaan atau badan usaha.
Syarat dan Ketentuan Penulisan Surat
Ada beberapa syarat dan ketentuan
dalam menulis surat yang baik dan benar. Syarat dan ketentuan tersebut adalah
sebagai berikut:
a. Menetapkan
lebih dahulu maksud surat yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada
penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan,
permintaan laporan atau hal lain. Tentunya disesuaikan dengan Jenis Surat yang
kita ingin tulis.
b. Menetapkan
urutan masalah yang akan dituliskan.
c. Merumuskan
pokok pembicaraan satu persatu, runtun, logis dan teratur.
d. Menggunakan
kalimat efektif.
- Sederhana : bersahaja, lugas, mudah, tidak
berbelit-belit kata maupun kalimat. Menggunakan kata-kata yanb biasa dan lazim.
-
Ringkas : tegas dan mudah dipahami.
- Jelas : tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak
taksa, tidak menimbulkan salah paham.
- Sopan : menggunakan kata-kata yang sopan atau halus
dan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)
- Menarik : membangkitkan perhatian, tidak membosankan.
Bisa dengan variasi kalimat, gaya bahasa.
e. Menghindarkan
sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, apa lagi singkaan yang
tidak biasa atau singkatan buatan sendiri.
f.
Memperhatikan dan menguasai Format atau Bentuk Surat.
g. Memperhatikan
dan menguasai penulisan Bagian-Bagian Surat.
h. Penulisan
atau pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi.
i.
Memperhatikan ukuran, jenis dan warna kertas.
-
Ukuran : Kwarto (21x29 cm)
-
Jenis : HVS untuk lembar asli, kertas tembus atau
doorslag untuk tembusan.
-
Warna : Putih (hvs) untuk lembar asli; kuning
(doorslag) untuk perbal; biru muda (doorslag) untuk tembusan intern; merah muda
(hvs) untuk surat rahasia.
j.
Isi surat ringkas, jelas, akurat dan eskplisit.
k. Menggunakan
bahasa baku.
Bagian – Bagian Surat
1. Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga
disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi
penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi
mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi
alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:
·
Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau
organisasi,
·
Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
·
Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
·
Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya setelah penulisan kepala surat
atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara
kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal
pembuatan.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat
tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal
penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika
tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi
surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di
bagian surat ke 2 ini.
Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014
Cirebon, 18 Mei 1990
3. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili
sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan
penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat
biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan
tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
- · Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali
apabila diperlukan
- ·
Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi,
lembaga atau perusahaan
·
Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
·
Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2013
Nomor: 042/PRMK/28/08/2013
4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian
penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang
disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang
dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.
5. Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi
hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok
isi surat tersebut.
6. Alamat Dalam
Terdapat dua alamt yang dituliskan
dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam
(yang ditulis di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan
alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat
dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:
·
Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata
"kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang
terhormat.
·
Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi
"YTH"
·
Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr"
jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu,
Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama
orang.
·
Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
·
Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor
Brebes, 52255
7. Salam Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam
pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan
huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.
8. Isi Surat
·
Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang
berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang
disampaikan di alenia isi.
·
Isi
Alendia isi berisi informasi yang akan
disampaikan.
·
Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan
terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
9. Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup
surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami,
Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali
oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama
jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
11. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang
menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMA Negeri 01 Tanjung
2. Pembina OSIS SMA Negeri 01 Tanjung
Contoh Surat Resmi
Sumber:
https://id.wikipedia.org/wiki/Surat
http://detiklife.com/2015/01/12/pengertian-surat-dan-fungsi-surat/
http://www.zonasiswa.com/2014/01/menulis-surat-syarat-ketentuan.html
http://www.zonasiswa.com/2014/01/bagian-bagian-surat-penjelasan-contoh.html
